PS 368 PA Executive Board Meeting 10/25/21

PS 368 Executive Board Meeting Agenda

Attendance via video – Monday Oct 25th 3 pm

Shannon Bambenek
Anna Baldassare
Dylan Easterday, co-treasurer
Sophie Winborne
Melanie Rodriguez, corresponding secretary
Dina Garthwaite
Tahira Norton
Laura Davis
Selim Tlili, co-presidemt
Megan Coryat, co-president
Elaine Rodriguez
Gabriela Jerez

PA mission

We are a fundraising group – specifically focused on raising money for activities during school day or after school programs.    All the funds that are raised will be used for the activities and programs that benefit 100% of our students.

Goals for year

1. 501c3 – need to file – Laura and Dylan will help handle paperwork

2. Updating bylaws – last updated 2016 and we are unable to abide by them.  We will bring them in line with the DOE template – streamline, if possible – Laura Davis will address. Dylan will serve as sub committee member, Tahira Norton will offer a legal set of eyes.

3. Set up a budget for the year – reach out to last years treasurer get bank account info and spending.  Making a baseline budget for year.

4. Set up a fundraising goal for the year

5. Keep same URL website 

6. Learning Squarespace updates – Tahira volunteered, Melanie and Megan will also learn how to do this. 

7. Filling board members – announce at least ten days in advance – immediate expedited elections (VP, co VP, co-secretary, 4th and 5th grade parent delegate)

8. Define positions for voting - Megan will do

9. Setting up a Whatsapp contact list for delegates and board members

Recording Secretary - Generally though, the recording secretary is responsible for all non-financial PA/PTA records and communications with the PA/PTA membership.

https://ptalink.org/topic-areas/running-a-pa-pta/recording-secretary

1. General PA meeting schedule – one week after board meeting – third Monday (ideally 8 pm) - Megan will outline the dates and circulate to the board for comment.

2. Evaluating proposals 

   1. After school programming – staffing issues

   2. Ice skating

   3. Outdoor event

   4. Fall fundraiser

   5. Grants 

   6. Spare change raising

   7. Bake sale – independent parent energy ideas

3. Supporting two major events – during school hours – cannot take yellow buses

Immediate items to address

1. 501c3 – anticipated completion late November/early December (Laura and Dylan)

2. Dates for future meetings – initial dates for rest of 2021 coming in next two weeks (Megan)

3. Reaching out to past treasurer – developing an idea of a budget – 2-3 weeks  (Jackie and Dylan) 

Agenda de la reunión de la Junta Ejecutiva de la escuela PS 368

Asistencia por video- Lunes, 25 de Octubre 3:00 p.m.

Miembros Presentes

Shannon Bambenek
Anna Baldassare
Dylan Easterday, co-treasurer
Sophie Winborne
Melanie Rodriguez, corresponding secretary
Dina Garthwaite
Tahira Norton
Laura Davis
Selim Tlili, co-presidemt
Megan Coryat, co-president
Elaine Rodriguez
Gabriela Jerez

Mision De  La Asociación De Padres (AP)

Somos un grupo de recaudación de fondos, específicamente enfocado en recaudar dinero para actividades durante el día escolar o programas después de la escuela. Todos los fondos que se recauden se destinarán íntegramente a los estudiantes.

Objetivos Para El Año

501c3 (Estatus De Organización Sin Fines De Lucro) –Cuyo documento legal necita ser registrado.  Laura Davis ayudará con la registración y tramites necesario para registrar dicho documento

Actualización De Los Estatutos – La última actualización de los estatutos fue en el año 2016. La actual asociación de padre no puede cumplir con los estatutos. Los estatutos deben de estar alineado y de acuerdo con la planilla/ regulaciones del Departamento De Educación De La Ciudad De Nueva York (DOE). Simplificar 

2ª) Laura Davis se dirigirá con los miembros de la asociación con mas información  

2b) Dylan servirá como miembro del subcomité, 

2c)Tahira Norton ofrecerá ayudara con la asesoría legal.

Establecer El Presupuesto Anual: La asociación tiene que comunícarse con el tesorero anterior (año pasado) para obtener información de los gastos y cuenta bancaria. La asociación hará un presupuesto de referencia el actual año escolar.

Establecer una meta de recaudación de fondos para el año escolar actual.

Mantener la misma URL en la pagina web.

Aprender a manejar las actualizaciones de squarespace - Tahira se ofreció como Voluntaria.

Recaudar miembros de la directiva - Anunciar con al menos diez días de anticipación - Elecciones inmediatas aceleradas (vicepresidente, co vicepresidente, secretario correspondiente, delegado de padres de cuarto y quinto grado).

Definir las posiciones para votar.

Configurar una lista de contactos de WhatsApp para los delegados y miembros de la junta.

Secretaria De Actas- En general, el secretario de actas es responsable de anotar todos los registros. Mantener y conservar los registros de las reuniones no financieros de la mesa directiva asociación de padres. 

 https://ptalink.org/topic-areas/running-a-pa-pta/recording-secretary

Horario De Las Reuniones de la AP - Una semana después de la reunión de la junta - tercer lunes (idealmente a las 8 pm)

Evaluaciones De Propuestas:

              a. Programación Extracurricular De La Tarde: problemas con el personal

              b. Patinaje sobre hielo

              c. Evento al aire libre

             d. Recaudación de fondos de otoño 

             e.  Subsidios

             f.  Recaudación de cambio de repuesto

             g. Venta de bocadillos - ideas energéticas para padres independientes

Apoyar los dos eventos importantes del año escolar- no se puede tomar los autobuses escolares amarillos.

Elementos Inmediatos Para Abordar:

1. 501c3 – Fecha de finalización anticipada: Finales de Noviembre / principios de Diciembre.

2. Fechas para las próximas reuniones: Fechas iniciales para el resto de 2021 serán anunciadas en las próximas dos semanas.

3. Comunicarse con el tesorero anterior - desarrollar una idea de un presupuesto - 2-3 semanas